En Protección Online nos preocupamos también de la seguridad de los correos electrónicos, además de su rendimiento óptimo. Usualmente, nuestra bandeja de entrada almacena miles de correos y no todos son importantes. De hecho, gran parte de estos mensajes son spam, son escasos aquellos que merecen la pena abrir.
¿Qué hacer para acabar con el exceso de correos electrónicos?
Las técnicas de Ryan Holmes, el director general de Hootsuite, (plataforma de redes sociales que utilizan 9 millones de personas, además de la empresa líder en el mundo para gestionar sus perfiles sociales) te ayudarán a reducir el tiempo que empleas leyendo y respondiendo a tus mensajes.
1. Utilizar herramientas para reducir el número de mensajes visualizados
SaneBox utiliza un algoritmo para organizar la totalidad de los mensajes de tu bandeja de entrada. Los mensajes no considerados prioridad se colocan automáticamente en una carpeta específica, (SaneLater), que podrás revisar cuando tengas tiempo. Sanebox trabaja con los principales proveedores de e-mail, como Gmail, Outlook y Yahoo. Además, tiene su costo es asequible y es fácil de usar. Esta herramienta asegura que los correos que merecen prioridad no se pierdan entre los menos importantes.
2. Redactar e-mails según la “filosofía de las tres frases”
“http://three.sentenc.es/ es una política de personal que todas las respuestas de correo electrónico, independientemente del destinatario o asunto será de tres oraciones o menos. Es así de simple.” Con esto se deja de lado lo innecesario, y se mantiene solamente lo esencial en los mails.
3. Utilizar ‘Canned Responses’ para mensajes de envío frecuente
Esta herramienta te permite crear una biblioteca de los mensajes que envías con frecuencia, a los que podrás acceder cuando redactes un email con tan solo dos clics. Gmail incluye automáticamente el mensaje al principio de tu respuesta; lo único que debes hacer es darle a enviar.
4. Salir de cadenas de e-mails de grupos que no te interesen con la funcionalidad “Silenciar” de Gmail.
Gracias a esta herramienta podrás hacer desaparecer esas cadenas de e-mails en las que participan demasiadas personas. La próxima vez que un email comience a bombardear tu bandeja de entrada, simplemente podrás seleccionar la conversación y hacer clic en “Silenciar” en el menú desplegable titulado “Más”. Cualquier respuesta nueva realizada en esa conversación se archivará para que la puedas leer más tarde (o ignorar).
5. Utilizar las redes sociales para conversaciones de grupos.
Siguiendo con el tema de las cadenas de mensajes sin interés, el e-mail nunca fue diseñado para el trabajo en equipo. Una mejor opción sería utilizar herramientas internas de “networking” como Yammer, que incluyen cadenas de discusión al estilo de Facebook. De esta manera, varias personas pueden publicar, responder y ver mensajes de manera centralizada y en tiempo real.
Visto en CNN en Español